Profesjonalnie stworzone elektroniczne archiwum to najlepszy sposób na zabezpieczenie danych. Wiele osób nadal jednak nie ma do końca pewności, na czym polega archiwizacji danych elektronicznych i co go odróżnia od tworzenia kopii zapasowej. Warto rozeznać się w tym temacie, zwłaszcza jeśli prowadzimy przedsiębiorstwo i zależy nam na bezpieczeństwie firmowych informacji.
Archiwizacja danych a kopia zapasowa – kilka słów o dwóch mylonych z sobą procesach
Nierzadko można spotkać się ze stosowaniem tych terminów zamiennie. To błąd, bo te określenia dotyczą zupełnie różnych procesów. Robiąc kopię zapasową, zwaną również kopią bezpieczeństwa (backup) zapisujemy nasze dane na zewnętrznym nośniku. Dzięki temu, w przypadku awarii sprzętu lub systemu, możemy mieć dostęp do informacji. Proces ten charakteryzuje się dużym poziomem automatyzacji. Najczęściej mamy z nim do czynienia, gdy system pyta nas, czy chcemy wykonać kopię zapasową, a następnie samodzielnie nagrywa dane np. na przygotowaną przez nas wcześniej płytę CD/DVD. W najnowszych rozwiązaniach ingerencja człowieka jest całkowicie zbędna, bo system operacyjny (to właśnie njego najczęściej dotyczy backup) samodzielnie przeprowadza ten proces. Użytkownik decyduje natomiast o tym, jak często takie działania mają być przeprowadzane.
Archiwizacja danych natomiast obejmuje te dane, które przetwarza się stosunkowo rzadko, ale do których pracownicy chcą mieć z różnych powodów dostęp. Takie informacje to np. różnorodne faktury, raporty oraz przedawnione bazy danych (które mogą się jednak przydać w przyszłości). Podczas archiwizacji danych używa się specjalistycznego oprogramowania. Pozwala ono na sprawne przeniesienie informacji na bezpieczny, zewnętrzny nośnik. Tutaj należy wspomnieć o tym, że możliwe jest zrobienie kopii zapasowej takich zarchiwizowanych danych.
Profesjonalna archiwizacja danych elektronicznych poza firmą
Przedsiębiorstwa decydujące się na archiwizację danych nierzadko decydują się na przechowywanie nośników u profesjonalnego usługodawcy. Takie rozwiązanie ma kilka ważnych zalet:
- Ograniczenie kosztów
Zarchiwizowane dane muszą być odpowiednio zabezpieczone. Niestety koszty takiej ochrony są wysokie. Oznacza to, że nabywanie i utrzymywanie tego typu rozwiązań często jest dla firmy po prostu nieopłacalne.
- Spadek ryzyka zniszczenia do zera
Jeśli zarchiwizowane dane nie będą odpowiednio zabezpieczone, istnieje ryzyko, że na skutek niedopatrzenia lub nieszczęśliwego wypadku zostaną bezpowrotnie zniszczone. Zlecając opiekę specjaliście, nie musimy się o to martwić.
- Spokój i poczucie bezpieczeństwa
Świadomość, że nasze dane znajdują się w miejscu o doskonałych zabezpieczeniach i nikt niepowołany nie ma do nich dostępu to coś, co można poczuć tylko, jeśli współpracuje się z rzetelną firmą.
Komu zlecić archiwizację danych?
Informacje są na wagę złota – do tego stwierdzenia w dzisiejszych czasach nie trzeba już nikogo przekonywać. To często one decydują o powodzeniu lub niepowodzeniu przedsięwzięcia biznesowego. Nic dziwnego, że każda firma stara się jak najlepiej zabezpieczyć dane, którymi dysponuje.
Poszukując usługodawcy, który zajmie się archiwizacją naszych danych, warto zwrócić uwagę na to, jakie rodzaje nośników obejmują jego rozwiązania. Dobrym pomysłem będzie wybór firmy certyfikowanej, która w najwyższym stopniu ochroni dane klienta. Profesjonalne przedsiębiorstwa zajmujące się archiwizacją i przechowywaniem danych mają określony system działania, umożliwiający nieustanną kontrolę nad tym, gdzie aktualnie znajduje się nośnik danych (w tym celu wykorzystuje się system kodów kreskowych). Z takiego sposobu korzysta np. firma Rhenus Data Office Polska.
Kwestie związane z archiwizacją i przechowywaniem danych elektronicznych nie są popularną wiedzą, toteż, jeśli mamy jakiekolwiek pytania związane z tym procesem, należy je od razu kierować do wybranego usługodawcy. W ten sposób możemy dowiedzieć się, czy działania stosowane w firmie są w pełni zgodne z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz zyskać cenne informacje dotyczące tego, w jakich warunkach przechowywane będą nasze nośniki.
